Modalités et dispenses à la mise en place du contrat collectif obligatoire

La mutuelle santé collective est un contrat que l’employeur signe avec une compagnie d’assurance afin que les salariés de l’entreprise puissent bénéficier des garanties complémentaires d’une mutuelle obligatoire. En effet, l’objectif de la mutuelle d’entreprise obligatoire est de fournir une couverture sociale à tous les salariés qui sont dans l’obligation d’y adhérer, sauf exception, depuis le 1er janvier 2016.

Lorsqu’on parle de santé et de productivité des employés et collaborateurs, il faut se pencher sur l’importance de la mutuelle collective d’entreprise. Depuis la loi ANI en 2013 et sa mise en application en 2016, tout employeur du secteur privé est dans l’obligation de mettre en place une mutuelle santé collective d’entreprise afin de couvrir au mieux les dépenses de santé de ses salariés.

Les avantages pour l’employeur

Outre la prise en charge totale ou partielle des frais médicaux de ses salariés, l’employeur bénéficie d’avantages fiscaux et sociaux. Conformément à l’article 39 du Code Général des Impôts, les cotisations équivalentes à 50 % du montant total payé par l’employeur sont déductibles de la base imposable pour le calcul de l’impôt sur les sociétés. En ce qui concerne la mutuelle santé collective, l’exonération des cotisations sociales est limitée à 6 % du PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale) + 1,5 % du salaire annuel brut.

Les avantages pour les salariés

Pour les salariés, la mutuelle collective d’entreprise revêt également une grande importance, car la couverture de cette mutuelle est maintenue en cas de suspension du contrat de travail, sous réserve que le salarié suspendu soit en cours d’indemnisation en cas d’arrêt maladie. Les droits de la mutuelle collective sont également maintenus pendant une période limitée pour un salarié en situation de chômage, à condition que le salarié soit en période d’indemnisation de chômage.

En ce qui concerne la gestion de la mutuelle collective d’entreprise, l’entreprise est libre de choisir l’organisme assureur adapté aux besoins des salariés, qui doivent être préalablement consultés. Les ayants-droits des salariés peuvent également bénéficier des prestations de la mutuelle d’entreprise, bien que l’employeur ne soit pas obligé de prendre en compte ce choix.

Ces modalités sont définies par une loi communément appelée « formalisme loi Fillon ». Un acte juridique doit être impérativement rédigé pour formaliser le régime mis en place :

  • Il doit y avoir une négociation suivie d’une convention ou d’un accord collectif d’entreprise.
  • Le projet d’accord est proposé par le chef d’entreprise et ratifié à la majorité des salariés lors d’un référendum.
  • L’employeur peut prendre la décision unilatéralement, mais les partenaires sociaux doivent être informés de cette décision.

Le régime doit revêtir un caractère collectif :

Le régime n’est pas personnel, mais s’applique à l’ensemble du personnel ou à une ou plusieurs catégories de travailleurs. Les travailleurs sont regroupés en catégories telles que :

  • Employés,
  • Ouvriers,
  • Agents de maîtrise,
  • Ingénieurs et Cadres.

D’autres catégories peuvent être déterminées selon des accords collectifs en vigueur dans la branche professionnelle.

La durée du travail, la nature du contrat de travail, l’âge du salarié ou une ancienneté supérieure à douze mois ne sont pas des critères qui peuvent servir de base à l’accès au régime. Une ou plusieurs dispenses d’affiliation sont prévues par le régime, y compris pour :

  • les salariés en CDD,
  • les travailleurs saisonniers,
  • les salariés bénéficiant d’une couverture complémentaire obligatoire dans le cadre d’un autre emploi (salarié à employeurs multiples), etc.

Le régime doit revêtir un caractère obligatoire :

Il est important de noter que les salariés peuvent refuser le régime instauré par décision unilatérale, mais seulement s’ils travaillent déjà dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime (article 11 de la loi n°89-1009 du 31/12/1989, dite loi Evin).

Tous les salariés de la catégorie concernée par le contrat collectif doivent adhérer au régime. Cependant, des dispenses d’affiliation sont prévues selon la circulaire sociale DSS/5B/2009/32 du 30 janvier 2009, dans les cas suivants :

  • Pour le salarié ayant plusieurs employeurs et justifiant d’une couverture obligatoire par ailleurs.
  • Pour le salarié en contrat à Durée Déterminée (CDD) inférieure à 12 mois.
  • Pour le salarié en CDD supérieur à 12 mois. Dans ce cas, le salarié doit justifier chaque année de cette couverture auprès de son employeur.
  • Pour le salarié à faible rémunération qui n’a qu’un seul employeur.
  • Pour les apprentis, à condition que la cotisation qu’ils paient soit au moins égale à 10 % de leur rémunération.

À la mise en place du régime obligatoire, il existe également des dispenses d’affiliation dans les cas suivants :

  • Pour le salarié bénéficiant déjà de la couverture obligatoire de son conjoint. Cependant, des justificatifs doivent être fournis pour bénéficier de cette dispense.
  • Il y a également dispense d’affiliation en cas de cotisation à la charge du salarié, selon l’article 11 de la Loi Evin n°89-1009.
  • Si le salarié dispose déjà d’une couverture santé individuelle pour ses frais de santé. La dispense est levée à la date d’échéance du contrat individuel.

Les cas de dispenses facultatives à la mutuelle d’entreprise sont prévus dans l’acte qui régit la mise en place de ces garanties dans l’entreprise. Il revient à l’employeur ou aux partenaires sociaux de prévoir ces cas de dérogation d’adhésion, qui doivent être explicitement indiqués dans l’acte initial ou ajoutés dans l’avenant.

Les salariés qui remplissent les conditions de dispense sont libres d’adhérer ou de ne pas adhérer à ce contrat collectif obligatoire. Par exemple, les salariés bénéficiaires de l’ACS (Aide au paiement d’une Complémentaire Santé) peuvent refuser l’adhésion à ce dispositif. En plus de ces cas de dispense d’adhésion facultative, il existe aussi des cas de dispense de droit :

  • Si l’assurance santé complémentaire du groupe a été instaurée par une décision unilatérale de l’employeur (DUE) et que l’acte prévoit une prise en charge de la couverture santé par l’employé, ce dernier peut refuser d’adhérer à la mutuelle d’entreprise. Toutefois, si l’employeur finance à 100 % cette complémentaire santé, le refus de souscription du salarié n’est pas valable.
  • Le salarié en contrat à durée déterminée de moins de 12 mois ou ayant un contrat de travail de moins de 3 mois est également dispensé d’adhésion à cette mutuelle de groupe, à condition qu’il soit déjà couvert par une assurance santé responsable avec une durée de couverture inférieure à 3 mois.
  • Le salarié à temps partiel et l’apprenti sont dispensés d’adhésion à cette mutuelle de groupe si leur cotisation représente au moins 10 % de leur rémunération brute. Dans ce cas, ils doivent aviser leur employeur en envoyant une lettre de refus d’adhésion à cette mutuelle de groupe.
  • Le salarié déjà employé dans l’entreprise lors de la mise en place de cette complémentaire santé peut également refuser provisoirement l’adhésion à cette mutuelle obligatoire, à condition qu’il soit déjà couvert par une assurance santé individuelle. À la date d’échéance de son contrat individuel, il devra résilier son contrat et souscrire à la mutuelle de groupe.
  • Le salarié bénéficiant déjà de la couverture de groupe de son conjoint peut aussi demander une dispense d’adhésion à ce contrat collectif d’entreprise, sous réserve de fournir les pièces justificatives requises. De même, le salarié couvert par un contrat Madelin de son conjoint en tant qu’ayant-droit peut aussi refuser la souscription à cette assurance de groupe obligatoire.

Remarque :

Initialement, ces motifs de dispense d’adhésion devaient être stipulés dans l’acte pour être valables. Cependant, cette condition a été supprimée par la loi LFSS 2016. Désormais, les salariés ont le plein droit de se prévaloir de ces motifs de dispense même si elles ne sont pas prévues lors de la mise en place de ce régime obligatoire.

La lettre de dispense doit contenir le motif invoqué par le salarié, le nom de la mutuelle santé ou de l’assurance qui le couvre, ainsi que la date de fin de droit à la dispense dans le cas d’un salarié ayant une assurance santé individuelle. Il doit également mentionner que le salarié a été informé au préalable des conséquences de son choix.

Il existe trois modalités prévues pour mettre en place une mutuelle d’entreprise obligatoire : la décision unilatérale de l’employeur (DUE), l’accord de branche ou d’entreprise, et l’accord par référendum auprès des salariés.

La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE)

La décision unilatérale de l’employeur (DUE) doit être rédigée avec expertise, car elle doit contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment :

  • Les bénéficiaires du contrat, qu’ils soient cadres ou non cadres, etc.
  • Les cas de dispense : quelle catégorie de salariés peut être dispensée ou non.
  • Les risques couverts par la mutuelle d’entreprise mise en place.
  • Les cotisations : montant mensuel et/ou annuel et part patronale.
  • Les tarifs en vigueur dans l’entreprise.
  • Les conditions de rectification du contrat de mutuelle santé ou de dénonciation du contrat.
  • La date d’effet de la décision unilatérale et la durée de validité du contrat.

L’employeur peut également inclure d’autres informations telles que le mode de fonctionnement de la portabilité des droits, l’intégration des ayants-droit du salarié, le nom de la compagnie d’assurance, etc.

L’accord de branche ou d’entreprise

L’accord de branche, également appelé convention de branche, est une convention entre les employeurs d’un même secteur d’activité et les représentants des salariés de ce secteur. Cet accord peut être national, régional, départemental, ou même au niveau catégoriel. Il définit les règles adaptées à une activité professionnelle.

Il est important de noter que l’accord d’entreprise ou de branche peut être signé par un délégué syndical, un salarié mandaté, ou un représentant du personnel élu légalement. Dans la pratique, si des délégués syndicaux sont mis en place dans l’entreprise, ils ont généralement le monopole de la négociation des accords d’entreprise pour l’ensemble du personnel.

L’accord par référendum auprès des salariés

L’employeur et/ou les délégués syndicaux peuvent organiser un vote par référendum d’entreprise auprès des salariés, en vertu de la loi n°2016-1088 du 08 Août 2016. Le but est de négocier un accord collectif pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise. Le vote par référendum est réalisé à scrutin secret, en présence des salariés ou par voie électronique.

D’autres situations peuvent se présenter lors du référendum d’entreprise. Par exemple, l’employeur peut soumettre à référendum un accord minoritaire signé par une ou plusieurs organisations syndicales qui représentent plus de 30% et moins de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles.

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