Modalités et dispenses à la mise en place du contrat collectif obligatoire

La mutuelle santé collective est un contrat que l’employeur signe avec une compagnie d’assurance pour que les salariés de l’entreprise puissent bénéficier des garanties complémentaires d’une mutuelle obligatoire. En effet, l’objectif de la mutuelle d’entreprise obligatoire est de fournir une couverture sociale à tous les salariés qui sont dans l’obligation d’y adhérer, sauf exception, depuis le 1er Janvier 2016.

Ces modalités sont définies par une loi communément appelée « formalisme loi Fillon ».

Un acte juridique doit être impérativement rédigé en vue de formaliser le régime mis en place

  • Il doit y avoir une négociation suivie d’une convention ou accord collectif d’entreprise
  • Le projet d’accord est proposé par le chef d’entreprise et ratifié à la majorité des salariés en un référendum
  • L’employeur prendra la décision unilatéralement, mais les partenaires sociaux doivent être informés de cette décision

 

Le régime doit revêtir un caractère collectif

  • Le régime n’est pas à titre personnel, mais pour l’ensemble du personnel, ou d’une ou plusieurs catégories de travailleurs. Les travailleurs sont regroupés en catégories telles que : Employés, Ouvriers, Agents de maîtrise, Ingénieurs et Cadres. D’autres catégories sont déterminées selon des accords collectifs en vigueur dans la branche professionnelle
  • La durée du travail, la nature du contrat de travail, l’âge du salarié ou une ancienneté supérieure à douze mois sont autant de critères sur lesquelles ne doivent pas être basé l’accès au régime
  • Une ou plusieurs dispenses d’affiliation sont prévues par le régime. Ce sont les salariés en CDD, les travailleurs saisonniers, les salariés bénéficiant d’une couverture complémentaire obligatoire dans le cadre d’un autre emploi (salarié à employeurs multiples) qui pourront avoir ces dispenses

 

Le régime doit revêtir un caractère obligatoire
Il faut noter cependant que les salariés peuvent refuser le régime instauré par décision unilatérale et qui prévoit une participation salariale s’ils travaillent déjà dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime (art. 11 loi n°89-1009 du 31/12/1989 dite loi Evin).

Tous les salariés de la catégorie concernée par le contrat collectif doivent adhérer au régime.
Des dispenses d’affiliation sont toutefois prévues selon la circulaire sociale DSS/5B/2009/32 du 30 janvier 2009, dans les cas suivants :

  • Pour le salarié à employeur multiple qui peut justifier d’une couverture obligatoire par ailleurs
  • Pour le salarié en contrat à Durée Déterminée inférieure à 12 mois
  • Pour le salarié en contrat à Durée Déterminée supérieure à 12 mois. Dans ce cas, le salarié doit justifier chaque année de cette couverture auprès de son employeur
  • Pour le salarié à faible rémunération qui n’a qu’un seul employeur et pour les apprentis à condition que la cotisation qu’ils paient soit au moins égale à 10% de leur rémunération.

 

À la mise en place du régime obligatoire, il y a également des dispenses d’affiliation dans les cas suivants :

  • Pour le salarié qui bénéficie de la couverture obligatoire de son conjoint. Il faut cependant apporter des justificatifs pour bénéficier de cette dispense
  • Il y a également dispense d’affiliation en cas de cotisation à la charge du salarié selon l’article 11 de la Loi Evin n°89-1009
  • Si le salarié a déjà une couverture santé à titre individuel pour ses frais de santé. La dispense est levée à la date d’échéance du contrat individuel.

 

Les cas de dispenses facultatives à la mutuelle entreprise sont prévus dans l’acte qui régit la mise en place de ces garanties dans l’entreprise. Il appartient ainsi à l’employeur ou aux partenaires sociaux de prévoir ces cas de dérogation d’adhésion. Ils doivent être explicitement indiqués dans l’acte initial ou ajoutés dans l’avenant. Les salariés qui remplissent les conditions de dispenses sont libres d’adhérer ou de ne pas adhérer à ce contrat collectif obligatoire. Par exemple, les salariés bénéficiaires de l’ACS peuvent refuser l’adhésion à ce dispositif.

Outre ces cas de dispenses d’adhésion facultatives, il existe aussi des cas de dispense de droit :

  • si l’assurance santé complémentaire du groupe a été instaurée par une décision unilatérale de l’employeur (DUE) alors que l’acte prévoit une prise en charge de la couverture santé par l’employé, ce dernier peut refuser d’adhérer à la mutuelle entreprise. Toutefois, si l’employeur finance à 100 % cette complémentaire santé, le refus de souscription du salarié n’est pas valable.
  • le salarié en contrat à durée déterminée de moins de 12 mois ou ayant un contrat de travail de moins de 3 mois est aussi dispensé d’adhésion à cette mutuelle de groupe à condition qu’il soit déjà couvert par une assurance santé responsable avec une durée de couverture inférieure à 3 mois.
  • le salarié à temps partiel et l’apprenti lorsqu’ils doivent payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute. Dans ce cas, ils doivent aviser leur employeur en envoyant une lettre de refus d’adhésion à cette mutuelle de groupe.
  • le salarié qui travaille déjà dans l’entreprise lors de la mise en place de cette complémentaire santé peut aussi d’une façon provisoire refuser l’adhésion à cette mutuelle obligatoire et ce, à condition qu’il soit déjà couvert par une assurance santé individuelle. A la date d’échéance de son contrat de mutuelle individuel, il devra résilier son contrat et souscrire à la mutuelle de groupe.
  • le salarié qui bénéficie déjà de couverture de groupe de son conjoint peut aussi demander une dispense d’adhésion à ce contrat collectif d’entreprise sous condition de fournir les pièces justificatives requises. De même, le salarié couvert par un contrat Madelin de son conjoint en tant qu’ayant-droit peut aussi refuser la souscription à cette assurance de groupe obligatoire.
  • comme on l’a déjà indiqué ci-haut, le salarié qui bénéficie de la couverture de l’ACS ou de la CMU-C peuvent bénéficier de cette dispense d’affiliation tant qu’ils sont éligibles à ces aides.

 

Remarque : initialement, ces motifs de dispenses d’adhésion doivent être stipulés dans l’acte pour être valables. Néanmoins, cette condition est supprimée par la loi LFSS 2016. Désormais, les salariés ont le plein droit de se servir de ces motifs de dispenses même si elles ne sont pas prévues lors de la mise en place de ce régime obligatoire
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La lettre de dispense doit contenir le motif invoqué par le salarié, le nom de la mutuelle santé ou de l’assurance qui le couvre ainsi que la date de fin de droit à la dispense dans le cadre d’un salarié ayant une assurance santé individuelle. Il doit mentionner aussi dans la demande écrite qu’il a été informé au préalable de la conséquence de son choix.

Les 3 modalités prévues pour mettre en place une mutuelle d’entreprise obligatoire sont : la décision unilatérale de l’employeur ; l’accord de branche ou d’entreprise et l’accord par référendum auprès des salariés.

La DUE
La décision unilatérale de l’employeur (DUE) est rédigée avec une certaine expertise sachant qu’elle contient normalement plusieurs mentions obligatoires à savoir :

 

  • les bénéficiaires du contrat, cadres ou non cadres, etc. ;
  • les cas de dispenses : quelle catégorie de salariés peut être dispensée ou non ;
  • les risques couverts par la mutuelle d’entreprise mise en place ;
  • les cotisations : montant mensuel et/ou annuel et part patronale ;
  • les tarifs mis en vigueur dans l’entreprise ;
  • les conditions de rectification du contrat de mutuelle Santé ou de dénonciation du contrat ;
  • la date d’effet de la décision unilatérale et la durée de validité du contrat.

L’employeur peut insérer d’autres informations telles que le mode de fonctionnement de la portabilité des droits, l’intégration des ayants droits du salarié, le nom de la compagnie d’assurance, etc.

L’accord de branche ou d’entreprise
L’accord de branche, autrement appelé convention de branche, est une convention entre les employeurs d’un même secteur d’activité et les représentants des employés dans ce même secteur. A noter qu’un accord de branche peut être national, régional ou départemental et peut-être même au niveau catégoriel. La convention de branche définit les règles adaptées à une activité professionnelle.

A noter que l’accord d’entreprise ou l’accord de branche peut être signé par un délégué syndical ou éventuellement par d’autres personnalités telles qu’un salarié mandaté ou un représentant du personnel élu légalement. Dans la pratique, si les délégués syndicaux sont mis en place dans l’entreprise, ils disposent systématiquement du monopole de la négociation des accords d’entreprise, et ce, aux avantages de l’ensemble du personnel.

L’accord par référendum auprès des salariés
L’employeur ou/et les délégués syndicaux peuvent organiser un vote par référendum d’entreprise auprès des salariés, en vertu de la loi n°2016-1088 du 08 Août 2016, le but étant de négocier un accord collectif pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise. Le vote par référendum est réalisé à scrutin secret, que ce soit en présence des salariés ou par voie électronique.

D’autres cas de figures peuvent se présenter pour le référendum d’entreprise, c’est-à-dire que l’employeur peut soumettre à référendum un accord minoritaire signé par une ou plusieurs organisations syndicales qui représentent plus de 30% et moins de 50% des suffrages exprimés, au 1er tour des dernières élections professionnelles.