Mutuelle d’entreprise obligatoire : quelle est la procédure de mise en place ?

Seuls les contrats de mutuelle santé qui respectent la loi ANI sont éligibles aux avantages fiscaux. Inscrit dans la loi n° 2013-054 du 14 juin 2013, la loi Accord National Interprofessionnel impose le respect de certaines normes pour la sécurisation de l’emploi, et ce, aux employeurs. C’est notamment ce qui garantit de meilleures conditions de travail aux employés et la mise à disposition des garanties sociales au sein de l’entreprise. À savoir que cette loi s’applique à toutes les entreprises qui travaillent dans le secteur privé.

Selon la Loi ANI, les employeurs sont dans l’obligation de proposer à leurs employés une mutuelle santé. Dans la pratique, notamment pour les salariés, la mutuelle d’entreprise est moins coûteuse qu’une mutuelle individuelle. De plus, l’employeur contribue aux cotisations. Il fait en sorte de négocier la meilleure assurance et les meilleures conditions. Il est indispensable également de se pencher sérieusement sur la convention collective de l’entreprise et sur les accords de branche.

Quand on parle d’accord de branche, on fait également référence à la Convention Collective Nationale. C’est une branche professionnelle pouvant concevoir une base de remboursement spécifique et en rapport aux besoins indispensables des salariés qui y évoluent. Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise obligatoire, il faut tenir compte de l’accord de branche, s’il en existe.

Le contrat de mutuelle doit donc correspondre aux garanties proposées dans l’accord de branche, surtout en cas d’un régime particulier de prévoyance sociale. Rappelons qu’un accord de branche est né d’une concertation entre plusieurs entreprises qui évoluent dans un même secteur d’activité ou un accord mis au point par des organisations syndicales représentatives.

Les conditions de travail et d’emploi et les garanties sociales à l’endroit des salariés sont la principale teneur de l’accord de branche. Il s’agit d’observer de nouvelles attributions. Citons entre autres :

  • les conditions de recours aux contrats de courte durée, aux contrats CDI de chantier,
  • les conditions de renouvellement des périodes d’essai,
  • l’aménagement des horaires de travail,
  • la mutualisation des fonds de financement du paritarisme.

En résumé, l’accord de branche est conçu pour mieux protéger les salariés d’une même branche d’activités. Il peut être départemental, régional ou national, avec une possibilité de s’adresser à une catégorie de salariés.

Au même titre que l’accord de branche, la convention collective est un terme courant en droit social. En effet, la convention collective complète le Code de Travail dans la réglementation des contrats de travail. Elle est rédigée conjointement par les représentants des salariés et ceux des employeurs, établissant un second cadre législatif. Les questions notamment abordées dans la convention collective sont :

  • les contrats de travail et la rupture de contrat,
  • les salaires minimaux et les conditions de rémunérations,
  • la formation professionnelle,
  • les droits de congés,
  • les autorisations d’absence,
  • les conditions d’embauche,
  • les périodes d’essai,
  • les conditions de travail de nuit,
  • les primes de fin d’années, etc.

A la lumière de l’accord de branche et de la convention collective, l’employeur se doit de concevoir les garanties santé du contrat de sa mutuelle d’entreprise. La discussion s’établit entre l’employeur et les délégués syndicaux pour mettre au point l’accord collectif d’entreprise. L’accord concerne les conditions de travail, les garanties sociales des salariés, etc.

Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise obligatoire, le chef d’entreprise est autorisé à proposer une décision unilatérale, surtout s’il s’agit d’une TPE ou d’une PME. Le referendum est imposé pour les entreprises de taille moyenne ou de grande taille où des délégués syndicaux sont présents et incontournables. Pour la DUE, les anciens salariés déjà sur place peuvent refuser l’adhésion à la mutuelle collective proposée par le dirigeant. Ce n’est pas le cas pour les nouveaux recrus qui sont obligés de s’y soumettre. Quoi qu’il en soit, la mutuelle collective d’entreprise mise en place doit répondre aux besoins de l’ensemble des salariés que ce soit par DUE ou par référendum ou par une autre procédure acceptée par la loi.

De commun accord, l’employeur et les représentants des salariés et les délégués syndicaux cherchent les meilleurs niveaux de prise de charge. Afin de faire jouer la concurrence, ils doivent d’abord déterminer les avantages à offrir aux salariés en référence à la loi et aux accords de branches. Différents niveaux de garanties peuvent être adoptés selon :

  • le statut des salariés (cadres, non-cadres),
  • les problématiques spécifiques du secteur d’activité de l’entreprise
  • les tâches respectivement remplies par les salariés.

L’accord collectif d’entreprise doit éviter au maximum le dispositif minimum au risque d’insatisfaction de l’ensemble du personnel. Les meilleurs choix sont basés sur les avantages professionnels et de santé. N’oubliez pas que le niveau de protection offert aux employés impacte également sur la réputation et l’image de marque de l’entreprise Cela attirera certainement de nouveaux employés qualifiés.

Quoi qu’il en soit, la négociation des coûts de cotisations et des garanties doit se faire en fonction de certains critères. Citons entre autres :

  • la taille de l’entreprise,
  • l’effectif des cotisants,
  • la fréquence probable d’incidents de santé ou d’accident de travail,
  • le profil des salariés, etc.

Quoi qu’il en soit, le choix ne doit pas mettre en péril le budget de l’entreprise, en sachant que l’employeur est dans l’obligation de participer, au moins, 50% de l’ensemble des cotisations.

La troisième étape consiste à discuter et à négocier les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise obligatoire proprement dite. Pour ce faire, il faut bien préciser les catégories des salariés. Il ne faut pas négliger :

  • les modalités et les conditions tarifaires ainsi que les taux de participation respectifs de l’employeur et de l’employé, les délais de carence,
  • les droits de résiliation ou de dénonciation.

Le mode de calcul des prestations, les différents critères de choix ainsi que la possibilité de renégociation du contrat auprès de l’assureur doivent être soulignés. Il importe également de s’attarder sur les modalités liées à l’organisme de prévoyance. Tel est le cas des droits de portabilité si les salariés venaient à quitter l’entreprise. Les employeurs devraient choisir les garanties favorables aux salariés, en reconnaissant leurs obligations légales, notamment le remboursement du panier de soins minimal et la signature de contrats responsables.

Les garanties et les prestations favorables doivent être basées sur :

  • les risques spécifiques,
  • la pénibilité physique des tâches,
  • la croissance possible du risque de maladies professionnelles particulières.

En sus, il faut maîtriser les informations spécifiques sur les salariés, leur famille, leurs ayants-droits. Aussi l’âge moyen des salariés est déterminant pour modifier leurs besoins de santé. Le niveau de garanties et des prestations en faveur des salariés doit s’adapter, en tout état de cause, aux ressources de l’entreprise, dans la seule condition que le bien-être des salariés ne soit pas minimisé. Par exemple, la couverture aux garanties dentaires et optiques renforcées est une nécessité, par rapport à l’accord de branche.

Il est temps de bien choisir l’organisme assureur après avoir défini :

  • les besoins,
  • la capacité budgétaire,
  • le nombre de salariés qui est susceptible d’être réparti selon le statut et/ou les catégories socio-professionnelles,
  • le montant mensuel de cotisation .

Le premier réflexe est de comparer les mutuelles d’entreprises proposées par les organismes d’assurance. De plus, il y a des critères pour bien choisir l’assureur.

Choisir le bon assureur : par où commencer ?

Il faut d’abord analyser la réputation de chaque organisme assureur et écarter ce qui ne convient pas à l’entreprise. Il est possible de consulter les avis des autres entreprises expérimentées. Précisément, en utilisant un comparateur de mutuelle santé entreprise, il faut considérer les critères suivants :

  • choisir un organisme assureur spécialisé en mutuelle d’entreprise,
  • analyser les services annexes proposés. Cela concerne les délais de remboursement, le service d’assistance en matière de remboursement, la réactivité des conseillers, l’existence d’espace client en ligne
  • vérifier le délai de carence
  • considérer l’existence de réseau de prestataires de santé, permettant des prix privilégiés aux adhérents, notamment en matière de soins dentaires et optiques

Choisir entre une mutuelle, une compagnie d’assurance, une institution de prévoyance

En résumé, pour mettre en place avec sérénité la mutuelle d’entreprise obligatoire et tenir compte des garanties et des prestations favorables aux salariés, l’employeur a le choix entre :

  • une mutuelle,
  • une compagnie d’assurance,
  • une institution de prévoyance.

Il doit veiller à ce que l’organisme assureur choisi puisse satisfaire les besoins avec un tarif accessible et respectant toutes les obligations légales. Il est tout à fait possible que la recherche du meilleur organisme assureur prend du temps et présente des complexités. Recourir aux services d’un courtier spécialiste en mutuelle d’entreprise obligatoire permet de gagner du temps. Si l’employeur est méticuleux, il peut mettre en concurrence plusieurs courtiers afin d’obtenir une liste d’offres.

Mutuelle de groupe, mutuelle collective ou encore mutuelle d’entreprise obligatoire ? C’est la mutuelle que tout employeur du secteur privé est obligé de mettre en place depuis le 1er Janvier 2016. En effet, les employeurs du secteur privé, sauf les particuliers employeurs, doivent proposer à l’ensemble des employés une couverture complémentaire santé collective. C’est surtout le cas pour les employés qui n’en disposent pas lors de son embauche ou peut-être ils sont déjà sous contrat dans l’entreprise.

Le cas des ayants-droits et la mise en place de la mutuelle en globalité

Tous les salariés sont concernés. Cependant, l’employeur n’est pas obligé de couvrir les ayants droit du salarié. C’est une décision personnelle de l’employeur, mais peut être incluse dans la convention collective. En tout cas, la mise en place d’une mutuelle de groupe au sein de l’entreprise doit se faire de manière raisonner. L’employeur peut décider unilatéralement la mise en place de la mutuelle d’entreprise. Il doit tout d’abord consulter le personnel, surtout pour les PME qui ne sont pas soumises à une convention collective ou d’un accord de branche. Sinon, l’employeur présente un projet d’accord lequel va être ratifié par la majorité du personnel.

Que doit proposer la complémentaire santé collective obligatoire ?

L’employeur doit obligatoirement choisir une mutuelle santé pouvant satisfaire le niveau minimal de garanties exigé par la loi. Au moins, la complémentaire santé collective obligatoire doit garantir :

  • l’intégrité du ticket modérateur,
  • la totalité du forfait journalier hospitalier,
  • les dépenses de frais dentaires, à hauteur de 125% de la BRSS,
  • les dépenses de frais optique avec 100€ minimum pour les corrections simples et 150€ minimum pour les corrections complexes.

Une obligation, dans le cadre de la mutuelle de groupe, est la participation à hauteur de 50% au minimum de l’employeur pour les cotisations. Des prestations supplémentaires qui s’avèrent nécessaires ne sont pas dans l’obligation de l’employeur. Néanmoins, il peut toujours ajouter au contrat le tiers payant, les services d’assistance, etc.

Le dispositif de portabilité des droits permet à l’ex-salarié de bénéficier de la couverture santé de la mutuelle de l’entreprise, après la rupture de son contrat de travail. La portabilité s’applique aussi aux ayants-droits de l’ex-salarié, sous réserve que ces ayants-droits ont bénéficié effectivement des garanties de la mutuelle d‘entreprise lors de la cessation du contrat de travail.

Les conditions

L’une des conditions à remplir pour bénéficier de la portabilité de la complémentaire santé est le motif de la rupture du contrat. Il y a aussi l’adhésion à la mutuelle santé de l’entreprise avec les droits aux remboursements. Puis, la rupture du contrat de travail ouvre droit à une indemnisation par l’assurance chômage. Cette couverture d’assurance chômage doit être justifiée auprès de la mutuelle. L’employeur est chargé de signaler le maintien des garanties des frais de santé de l’ex-salarié. Ceci sera alors affiché dans le certificat de travail.

Le plafonnement progressif de la mutuelle en cas de portabilité

A la fin du dispositif de portabilité, l’assureur propose à l’ex-salarié le maintien de la couverture santé, mais à titre individuel. L’assureur propose un plafonnement progressif du tarif du contrat. En effet :

  • la 1ère année : c’est dire lorsque le dispositif de la portabilité prend fin, l’ex-salarié ne peut plus bénéficier du contrat d’assurance collectif de l’entreprise, les tarifs restent identiques aux tarifs globaux applicables aux salariés actifs ;
  • la 2ème année : l’assureur propose une augmentation des tarifs, mais ceux-ci ne peuvent être supérieurs de plus de 25% aux tarifs globaux applicables aux salariés actifs ;
  • la 3ème année : qui suit la fin du dispositif de portabilité du contrat d’assurance collectif, les tarifs proposés à l’ex-salarié ne peuvent être supérieurs de plus de 50% aux tarifs globaux applicables aux salariés actifs.

Pour les années subséquentes, le tarif ne change plus, sauf si l’adhérent veut changer de niveau de garantie. Avant d’accepter ou non les propositions tarifaires de l’organisme assureur, l’ex-salarié doit comparer les offres sur le marché. C’est nécessaire afin de trouver les meilleures conditions de mutuelle santé à titre individuelle. Possiblement, l’ex-salarié peut réintégrer la mutuelle santé d’entreprise s’il trouve un nouvel emploi.

Parmi les autres procédures de mise en place de mutuelle collective d’entreprise, il y a la décision unilatérale de l’employeur. C’est la plus simple, notamment s’il s’agit d’une PME ou TPE. La DUE est un document formalisant la mise en place d’une mutuelle d’entreprise. Un document à quoi le chef d’entreprise s’accroche pour aménager un dispositif propice à ses salariés.

Pourquoi la décision unilatérale de l’employeur ?

La DUE est un processus où l’employeur s’engage unilatéralement, vis-à-vis de la mutuelle collective obligatoire, dans le cadre de son pouvoir de décision. Néanmoins, l’employeur a l’obligation de communiquer la teneur du document à tous les salariés concernés au sein de l’entreprise. La validité de la DUE n’est subordonnée à une autre condition particulière.

La DUE, un acte juridique pour se mettre en conformité avec ses devoirs de dirigeant et ses obligations légales

Ce processus permet à l’employeur de mettre en place la mutuelle collective d’entreprise, en vertu de l’ANI qui est la loi sur la sécurisation de l’emploi. La loi ANI a été homologuée le 14 Juin 2013. Les critères à respecter sont tels :

  • un contrat responsable permettant un taux réduit de 7% au lieu de 14% sur les taxes sur les conventions d’assurances,
  • un contrat qui respecte le niveau minimum de remboursement des frais de santé engagés par l’assuré,
  • la participation de l’employeur à hauteur de 50% des cotisations salariales.

Le document DUE doit être déposé sur la plateforme en ligne pour être transmis par la suite à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, c’est-à-dire la DREETS d’attache de l’entreprise.

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