Mutuelle d’entreprise obligatoire : quelle est la procédure de mise en place ?

Selon la Loi ANI, les employeurs sont dans l’obligation de proposer à leurs employés une mutuelle santé. Dans la pratique, notamment pour les salariés, la mutuelle d’entreprise est moins coûteuse qu’une mutuelle individuelle, en sachant que l’employeur contribue aux cotisations et fait en sorte de négocier la meilleure assurance et les meilleures conditions. Cependant, il y a une procédure, c’est-à-dire des étapes à suivre, pour la mise en place de la mutuelle d’entreprise. Il faut s’interroger et essayer de comprendre les textes et clauses de la loi sur la mutuelle obligatoire pour éviter les erreurs de décision. Il est indispensable également de se pencher sérieusement sur la convention collective de l’entreprise et sur les accords de branche.

Pour une branche professionnelle quelconque, une base de remboursement est fixée selon les besoins considérés indispensables pour les salariés. A cet effet, il faut vérifier si les garanties proposées par le contrat de mutuelle correspondent à celles imposées dans l’accord de branche, surtout si l’accord annonce que l’entreprise doit disposer d’un régime particulier de prévoyance santé. A titre d’information : un accord de branche est un accord mis au point par des groupements d’entreprises dans un même secteur d’activité ou par des organisations syndicales représentatives.

Les conditions de travail et d’emploi et les garanties sociales à l’endroit des salariés sont la principale teneur de l’accord de branche. Il s’agit d’observer de nouvelles attributions, entre autres :

  • les conditions de recours aux contrats de courte durée, aux contrats CDI de chantier,
  • les conditions de renouvellement des périodes d’essai,
  • l’aménagement des horaires de travail,
  • la mutualisation des fonds de financement du paritarisme.

En résumé, l’accord de branche est conçu pour mieux protéger les salariés d’une même branche d’activités. L’accord de branche peut être départemental, régional ou national, avec une possibilité de s’adresser à une catégorie de salariés (Cadre, non-cadre, agents de maîtrise, etc.).

Au même titre que l’accord de branche, la convention collective est un terme courant en droit social. En effet, la convention collective complète le Code de Travail dans la réglementation des contrats de travail. Elle est rédigée conjointement par les représentants des salariés et ceux des employeurs, établissant un second cadre législatif. Les questions notamment abordées dans la convention collective sont :

  • les contrats de travail et la rupture de contrat,
  • les salaires minimaux et les conditions de rémunérations,
  • la formation professionnelle,
  • les droits de congés,
  • les autorisations d’absence,
  • les conditions d’embauche,
  • les périodes d’essai,
  • les conditions de travail de nuit,
  • les primes de fin d’années, etc.

A la lumière de l’accord de branche et de la convention collective, l’employeur se doit de concevoir les garanties santé du contrat de sa mutuelle d’entreprise. La discussion s’établit entre l’employeur et les délégués syndicaux pour mettre au point l’accord collectif d’entreprise. L’accord concerne les conditions de travail, les garanties sociales des salariés, etc.

L’employeur peut proposer une décision unilatérale si la taille de l’entreprise est relativement modeste du genre TPE ou PME. Le referendum est plus prisé au niveau des entreprises de taille moyenne ou de grande taille où la présence des délégués syndicaux est incontournable. A titre d’information : s’il s’agit d’une DUE, décision unilatérale de l’employeur, les salariés recrutés avant cette décision peuvent refuser l’adhésion à la mutuelle obligatoire. Par contre tout nouveau recru doit s’y adhérer obligatoirement.

De commun accord, l’employeur et les représentants des salariés et les délégués syndicaux cherchent les meilleurs niveaux de prise de charge. Afin de faire jouer la concurrence, ils doivent d’abord déterminer les avantages à offrir aux salariés en référence à la loi et aux accords de branches. Différents niveaux de garanties peuvent être adoptés selon le statut des salariés (cadres, non-cadres) ou selon les problématiques spécifiques du secteur d’activité de l’entreprise ou selon les tâches respectivement remplies par les salariés.

L’accord collectif d’entreprise doit éviter, autant que possible, le dispositif minimum au risque d’insatisfaction de l’ensemble du personnel. Le meilleur choix est basé sur un avantage professionnel et sanitaire. Il faut penser que le niveau de protection proposé aux employés reflète la réputation de l’entreprise et attire certainement de nouveaux collaborateurs de talent. Voire, les salariés anciens peuvent être suscités à abandonner leur mutuelle actuelle et rejoindre la mutuelle d’entreprise obligatoire. En tout cas, la négociation des coûts de cotisations et des garanties qui en découlent est fonction de certains critères, à savoir entre autres : la taille de l’entreprise, l’effectif des cotisants, la fréquence probable d’incidents de santé ou d’accident de travail, le profil des salariés, etc. Quoi qu’il en soit, le choix ne doit pas mettre en péril le budget de l’entreprise, en sachant que l’employeur est dans l’obligation de participer, au moins, 50% de l’ensemble des cotisations.

La troisième étape consiste à discuter et à négocier les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise obligatoire proprement dite. Pour ce faire, il faut bien préciser les catégories des salariés. Il ne faut pas négliger :

  • les modalités et les conditions tarifaires ainsi que les taux de participation respectifs de l’employeur et de l’employé, les délais de carence,
  • les droits de résiliation ou de dénonciation.

Il faut mettre en exergue le mode de calcul des prestations et les critères de choix ainsi que la possibilité de renégociation du contrat auprès de l’organisme assureur. Il convient également de mettre au point les modalités liées à l’organisme de prévoyance, notamment les droits de portabilité lorsque les salariés quittent l’entreprise.

En effet, l’employeur, après avoir pris conscience des obligations légales, y compris la souscription d’un contrat responsable assurant le remboursement d’un panier de soins minimal et les règles spécifiques dans le secteur, doit faire le bon choix des garanties et des prestations favorables aux salariés.

Les garanties et les prestations favorables doivent être basées sur les risques spécifiques, sur la pénibilité physique des tâches, sur la croissance possible du risque de maladies professionnelles particulières. En sus, il faut maîtriser les informations spécifiques sur les salariés, leur famille, leurs ayants droit. Aussi l’âge moyen des salariés est déterminant pour modifier leurs besoins de santé.
Le niveau de garanties et des prestations en faveur des salariés doit s’adapter, en tout état de cause, aux ressources de l’entreprise, dans la seule condition que le bien-être des salariés ne soit pas minimisé. Par exemple, la couverture aux garanties dentaires et optiques renforcées est une nécessité, par rapport à l’accord de branche.

Après avoir défini les besoins, la capacité budgétaire, le nombre de salariés qui est susceptible d’être réparti selon le statut et/ou les catégories socio-professionnelles, le montant mensuel de cotisation il est temps de bien choisir l’organisme assureur. Le premier réflexe est de comparer les mutuelles d’entreprises proposées par les organismes d’assurance. Il y a quand bien même des critères pour bien choisir l’assureur.

Il faut d’abord analyser la réputation de chaque organisme assureur et écarter ce qui ne convient pas à l’entreprise. Il est possible de consulter les avis des autres entreprises expérimentées. Précisément, en utilisant un comparateur de mutuelle santé entreprise, il faut considérer les critères suivants :

  • choisir un organisme assureur spécialisé en mutuelle d’entreprise, pas n’importe quelle mutuelle santé
  • analyser les services annexes proposés, y compris les délais de remboursement, le service d’assistance en matière de remboursement, la réactivité des conseillers, l’existence d’espace client en ligne
  • vérifier le délai de carence
  • considérer l’existence de réseau de prestataires de santé, permettant des prix privilégiés aux adhérents, notamment en matière de soins dentaires et optiques

En résumé, pour mettre en place avec sérénité la mutuelle d’entreprise obligatoire et tenir compte des garanties et des prestations favorables aux salariés, l’employeur a le choix entre une mutuelle, une compagnie d’assurance, une institution de prévoyance, du moment que l’organisme assureur choisi puisse satisfaire les besoins avec un tarif accessible et respectant toutes les obligations légales.

Possiblement, la recherche du meilleur organisme assureur prend du temps et présente des complexités. Recourir aux services d’un courtier spécialiste en mutuelle d’entreprise obligatoire permet de gagner du temps et de négocier les meilleures conditions et les meilleurs tarifs. Si l’employeur est méticuleux, il peut mettre en concurrence plusieurs courtiers afin d’obtenir une liste d’offres.

Mutuelle de groupe, mutuelle collective ou encore mutuelle d’entreprise obligatoire, est la mutuelle que tout employeur du secteur privé est obligé de mettre en place, en faveur de ses employés, depuis le 1er Janvier 2016. En effet, les employeurs du secteur privé, sauf les particuliers employeurs, doivent proposer à l’ensemble des employés une couverture complémentaire santé collective, surtout pour les employés qui n’en disposent pas lors de son embauche ou peut-être ils sont déjà sous contrat dans l’entreprise.

Tous les salariés sont concernés quelle que soit l’ancienneté dans l’entreprise, quel que soit le statut professionnel. Cependant, l’employeur n’est pas obligé de couvrir les ayants droit du salarié. C’est une décision personnelle de l’employeur, mais peut être incluse dans la convention collective. En tout cas, la mise en place d’une mutuelle de groupe au sein de l’entreprise ne se fait pas à l’improviste.  L’employeur peut décider unilatéralement la mise en place de la mutuelle d’entreprise, mais il doit tout d’abord consulter le personnel, surtout pour les PME qui ne sont pas soumises à une convention collective ou d’un accord de branche. Sinon, l’employeur présente un projet d’accord lequel va être ratifié par la majorité du personnel.

L’employeur doit obligatoirement choisir une mutuelle santé pouvant satisfaire le niveau minimal de garanties exigé par la loi. Au moins, la complémentaire santé collective obligatoire doit garantir :

  • l’intégrité du ticket modérateur,
  • la totalité du forfait journalier hospitalier,
  • les dépenses de frais dentaires, à hauteur de 125% de la BRSS,
  • les dépenses de frais optique avec 100€ minimum pour les corrections simples et 150€ minimum pour les corrections complexes.

Une obligation, dans le cadre de la mutuelle de groupe, est la participation à hauteur de 50% au minimum de l’employeur pour les cotisations. Des prestations supplémentaires qui s’avèrent nécessaires ne sont pas dans l’obligation de l’employeur, mais il peut toujours ajouter au contrat le tiers payant, les services d’assistance, etc.