Mutuelle d’entreprise obligatoire : quelle est la procédure de mise en place ?

Selon la Loi ANI (Accord National Interprofessionnel), les employeurs ont l’obligation de mettre en place pour  leurs employés une complémentaire santé d’entreprise. En général, pour les salariés, cette mutuelle d’entreprise est moins coûteuse qu’une complémentaire santé individuelle, notamment parce que l’employeur contribue à hauteur d’au moins 50% aux cotisations. L’employeur a pour rôle de négocier la meilleure assurance et les conditions les plus avantageuses. Il est également important de se pencher sur la convention collective de l’entreprise et sur les accords de branche.

Lorsqu’on parle d’accord de branche, on fait également référence à la Convention Collective Nationale. C’est une branche professionnelle qui peut définir une base de remboursement spécifique correspondant aux besoins des salariés qui y travaillent. Pour la mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise obligatoire, il faut tenir compte de l’accord de branche, s’il en existe.
Le contrat de complémentaire santé collective doit donc être conforme aux garanties stipulées dans l’accord de branche, en particulier en cas de régime spécifique de prévoyance sociale. Un accord de branche est issu d’une concertation entre plusieurs entreprises évoluant dans le même secteur d’activité, ou d’un accord élaboré par des organisations syndicales représentatives.
Les conditions de travail et d’emploi ainsi que les garanties sociales pour les salariés sont les principales dispositions de l’accord de branche. Il peut inclure de nouvelles stipulations, telles que :

  • les conditions de recours aux contrats à durée déterminée, aux contrats à durée indéterminée de chantier,
  • les conditions de renouvellement des périodes d’essai,
  • l’aménagement des horaires de travail,
  • la mutualisation des fonds de financement du paritarisme.

En somme, l’accord de branche est conçu pour mieux protéger les salariés d’un même secteur d’activité. Il peut être départemental, régional ou national, et peut s’adresser à une catégorie spécifique de salariés.
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La convention collective, tout comme l’accord de branche, est un terme couramment utilisé en droit du travail. Elle complète le Code du Travail en ce qui concerne la réglementation des contrats de travail. Rédigée conjointement par les représentants des salariés et ceux des employeurs, elle établit un second cadre législatif. Les questions abordées dans la convention collective incluent notamment :

  • les contrats de travail et les conditions de rupture de ces contrats,
  • les salaires minimaux et les conditions de rémunérations,
  • la formation professionnelle,
  • les droits aux congés,
  • les conditions d’autorisation d’absence,
  • les conditions d’embauche,
  • les conditions pour les périodes d’essai,
  • les conditions de travail de nuit,
  • les primes de fin d’année, etc.

À la lumière de l’accord de branche et de la convention collective, l’employeur est tenu de définir les garanties de santé incluses dans le contrat de la complémentaire santé d’entreprise. La discussion pour définir ces garanties s’établit entre l’employeur et les délégués syndicaux pour aboutir à un accord collectif d’entreprise. Cet accord concerne les conditions de travail, les garanties sociales des salariés, entre autres sujets.

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Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise obligatoire, le chef d’entreprise peut recourir à une décision unilatérale, surtout s’il s’agit d’une TPE ou d’une PME. Pour les entreprises de taille plus importante où des délégués syndicaux sont présents, le recours à un référendum est souvent nécessaire. Avec la DUE, les salariés déjà présents au moment de la mise en place peuvent refuser l’adhésion à la mutuelle collective proposée par le dirigeant. Ce n’est pas le cas pour les nouveaux recrus qui sont dans l’obligation d’y adhérer. Quoi qu’il en soit, la mutuelle collective d’entreprise mise en place doit répondre aux besoins de l’ensemble des salariés que ce soit par DUE, par référendum ou par une autre procédure acceptée par la loi.

L’employeur et les représentants des salariés cherchent ensemble les meilleurs niveaux de prise en charge. Pour cela, ils doivent d’abord déterminer les avantages à offrir aux salariés en référence à la loi et aux accords de branches. Différents niveaux de garanties peuvent être adoptés selon :

  • le statut des salariés (cadres, non-cadres),
  • les problématiques spécifiques du secteur d’activité de l’entreprise,
  • les tâches respectivement remplies par les salariés.

L’accord collectif d’entreprise doit éviter autant que possible le dispositif minimum pour ne pas risquer d’engendrer l’insatisfaction du personnel. Les meilleurs choix sont basés sur les avantages professionnels et de santé. Il est important de noter que le niveau de protection offert aux employés impacte également sur la réputation et l’image de marque de l’entreprise. Cela peut attirer de nouveaux employés qualifiés.
La négociation des coûts de cotisations et des garanties doit prendre en compte certains critères, tels que :

  • la taille de l’entreprise,
  • l’effectif des cotisants,
  • la probabilité d’incidents de santé ou d’accident de travail,
  • le profil des salariés, etc.

Le choix final ne doit pas mettre en péril le budget de l’entreprise, sachant que l’employeur est dans l’obligation de prendre en charge au moins 50% de l’ensemble des cotisations.

La troisième étape consiste à discuter et à négocier les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise obligatoire proprement dite. Pour ce faire, il faut bien identifier les catégories des salariés. Les aspects importants à prendre en compte incluent :

  • les modalités et les conditions tarifaires, les taux de participation de l’employeur et de l’employé, et les délais de carence,
  • les droits de résiliation ou de dénonciation.

Il est essentiel d’expliquer clairement le mode de calcul des prestations, les différents critères de choix, ainsi que la possibilité de renégocier le contrat auprès de l’assureur. Il faut également s’attarder sur les modalités liées à l’organisme de prévoyance, notamment les droits de portabilité si les salariés venaient à quitter l’entreprise. Les employeurs devraient choisir des garanties bénéfiques pour les salariés, tout en respectant leurs obligations légales, y compris le remboursement du panier de soins minimal et la signature de contrats responsables.
Les garanties et les prestations avantageuses doivent être basées sur :

  • les risques spécifiques,
  • la pénibilité physique des tâches,
  • l’éventuelle augmentation du risque de maladies professionnelles particulières.

En outre, il est crucial de comprendre les informations spécifiques sur les salariés, leur famille, leurs ayants droit. Par exemple, l’âge moyen des salariés peut influencer leurs besoins de santé. Le niveau des garanties et des prestations pour les salariés doit être adapté aux ressources de l’entreprise, à condition que le bien-être des salariés ne soit pas compromis. Par exemple, la couverture des soins dentaires et optiques renforcés peut être nécessaire, en fonction de l’accord de branche.

Après avoir défini les besoins, la capacité budgétaire, le nombre de salariés susceptibles d’être répartis selon le statut et/ou les catégories socio-professionnelles, et le montant mensuel de cotisation, il est temps de choisir l’organisme assureur. Pour cela, le premier réflexe est de comparer les mutuelles d’entreprise proposées par les différents organismes d’assurance. Plusieurs critères doivent être considérés pour bien choisir l’assureur :

  • choisir un organisme assureur spécialisé en mutuelle d’entreprise,
  • analyser les services annexes proposés. Cela inclut les délais de remboursement, le service d’assistance pour les remboursements, la réactivité des conseillers, l’existence d’un espace client en ligne,
  • vérifier le délai de carence,
  • considérer l’existence d’un réseau de prestataires de santé, permettant d’offrir des prix privilégiés aux adhérents, notamment en matière de soins dentaires et optiques.

En résumé, pour mettre en place sereinement la mutuelle d’entreprise obligatoire et tenir compte des garanties et des prestations bénéfiques pour les salariés, l’employeur a le choix entre une mutuelle, une compagnie d’assurance, et une institution de prévoyance. Il doit s’assurer que l’organisme assureur choisi puisse répondre aux besoins tout en offrant un tarif abordable et en respectant toutes les obligations légales. Il faut noter que la recherche du meilleur organisme assureur peut prendre du temps et présenter des complexités. L’utilisation des services d’un courtier spécialisé en mutuelle d’entreprise obligatoire permet de gagner du temps. Si l’employeur est prudent, il peut mettre en concurrence plusieurs courtiers afin d’obtenir une sélection d’offres.

Une mutuelle de groupe, également connue sous le nom de mutuelle collective ou mutuelle d’entreprise obligatoire, est un dispositif que tout employeur du secteur privé est tenu de mettre en place depuis le 1er Janvier 2016. En effet, à l’exception des particuliers employeurs, tous les employeurs du secteur privé doivent proposer une couverture complémentaire santé collective à tous leurs employés.

Le cas des ayants-droits et la mise en place de la mutuelle en globalité

Tous les salariés sont concernés par cette obligation. Cependant, l’employeur n’est pas tenu de couvrir les ayants droit du salarié. C’est une décision qui relève de l’employeur et qui peut être intégrée à la convention collective. En tout cas, la mise en place d’une mutuelle de groupe au sein de l’entreprise doit se faire de manière réfléchie. L’employeur peut décider unilatéralement de mettre en place la mutuelle d’entreprise, mais il doit préalablement consulter le personnel, notamment dans les PME qui ne sont pas soumises à une convention collective ou à un accord de branche. Alternativement, l’employeur peut présenter un projet d’accord qui devra être ratifié par la majorité du personnel.

Que doit proposer la complémentaire santé collective obligatoire ?

L’employeur est tenu de choisir une mutuelle santé qui respecte le niveau minimal de garanties exigé par la loi. A minima, la complémentaire santé collective obligatoire doit garantir :

  • la prise en charge du ticket modérateur,
  • la totalité du forfait journalier hospitalier,
  • les dépenses pour les soins dentaires, à hauteur de 125% de la Base de Remboursement de la Sécurité Sociale (BRSS),
  • les dépenses pour les soins optiques, avec un minimum de 100€ pour les corrections simples et 150€ minimum pour les corrections complexes.

Dans le cadre de la mise en place d’une mutuelle de groupe, l’employeur est tenu de participer à hauteur d’au moins 50% aux cotisations. Les prestations supplémentaires qui s’avèrent nécessaires ne sont pas à la charge de l’employeur. Cependant, ce dernier peut choisir d’ajouter des services comme le tiers payant ou des services d’assistance au contrat.

Le dispositif de portabilité des droits permet à l’ex-salarié de bénéficier de la couverture santé de la mutuelle de son ancienne entreprise après la rupture de son contrat de travail. La portabilité s’applique également aux ayants-droit de l’ex-salarié, à condition qu’ils aient bénéficié des garanties de la mutuelle d’entreprise lors de la fin du contrat de travail.

Les conditions

Pour bénéficier de la portabilité de la complémentaire santé, certaines conditions doivent être remplies. Tout d’abord, le motif de la rupture du contrat est crucial. Ensuite, il faut que l’individu ait été adhérent à la mutuelle santé de l’entreprise et bénéficiaire de ses remboursements. Enfin, la rupture du contrat de travail doit donner droit à une indemnisation par l’assurance chômage. Cette couverture doit être justifiée auprès de la mutuelle. Il est du devoir de l’employeur de signaler le maintien des garanties de santé pour l’ex-salarié, qui sera alors mentionné dans le certificat de travail.

Le plafonnement progressif de la mutuelle en cas de portabilité

À la fin du dispositif de portabilité, l’assureur propose à l’ex-salarié de maintenir sa couverture santé, mais à titre individuel. L’assureur met en place un plafonnement progressif du tarif du contrat. En effet :

  • La 1ère année : Lorsque le dispositif de portabilité prend fin et que l’ex-salarié ne peut plus bénéficier du contrat d’assurance collectif de l’entreprise, les tarifs restent identiques à ceux applicables aux salariés en poste ;
  • La 2ème année : L’assureur propose une augmentation des tarifs, mais ceux-ci ne peuvent excéder de plus de 25% les tarifs globaux applicables aux salariés en poste ;
  • La 3ème année : Après la fin du dispositif de portabilité du contrat d’assurance collectif, les tarifs proposés à l’ex-salarié ne peuvent être supérieurs de plus de 50% aux tarifs globaux applicables aux salariés en poste.

Pour les années suivantes, le tarif reste le même, sauf si l’adhérent décide de changer de niveau de garantie. Avant d’accepter ou de refuser les propositions tarifaires de l’organisme assureur, l’ex-salarié doit comparer les offres sur le marché pour trouver les meilleures conditions de mutuelle santé individuelle. Il est possible pour l’ex-salarié de réintégrer la mutuelle d’entreprise s’il trouve un nouvel emploi.

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