Mutuelles entreprise : quels sont les obligations de l’employeur ?

Depuis le 01er janvier 2016, tous les employeurs du secteur privé sont obligés d’instaurer une convention santé collective pour l’ensemble de leurs salariés à l’exception de ceux qui en possèdent déjà une. Cela permet de compléter le remboursement de base de l’Assurance maladie de la Sécurité sociale. Cette loi ne concerne pas les employés qui ont des salariés à domicile. Certains employés à contrat à durée déterminée peuvent également se soustraire à l’adhésion de cette mutuelle de groupe obligatoire.

Cette couverture doit répondre à plusieurs obligations du côté de l’employeur. Ce dernier doit proposer une assurance santé ayant des garanties minimales comprises dans les contrats responsables. Il aurait aussi à participer au moins à la moitié du financement de la cotisation de l’employé. En outre, il aurait à inclure le prolongement de la portabilité du contrat dans le contrat. C’est à l’entreprise de faire un choix quant à la mutuelle où elle va adhérer. La souscription à une couverture santé collective peut découler soit :

  • d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE) ou par une notice remise à chaque salarié
  • d’un accord collectif
  • par un accord approuvé par référendum au sein de l’entreprise.

Sachez toutefois que si l’employeur a recours à une DUE, le personnel a le droit de refuser l’adhésion à la mutuelle collective.

Voyons en détail les obligations de l’employeur dans la mise en place de cette mutuelle d’entreprise.

Garanties santé minimales :
Cette condition est nécessaire pour que l’entreprise puisse profiter des avantages fiscaux liés à l’instauration de cette couverture santé de groupe. Le contrat proposé doit être responsable et collectif. Selon le décret, un contrat responsable a pour objectif de limiter les dépassements d’honoraires des professionnels médicaux et de réduire les excès de prise en charge optique. Ainsi, ce type de contrat dit responsable aurait à prendre en charge les dépassements d’honoraires, les médicaments et les consultations selon le fait que le médecin traitant adhère au contrat d’accès aux soins ou non (Cas). Notez aussi que le remboursement des médicaments ne concerne pas ceux pris en charge à 15% ou à 30% par la Sécurité sociale. Ce contrat aura à rembourser entièrement le ticket modérateur et à respecter le plafond et le plancher de prises en charge optique (100 euros par verre de correction simple, prise en charge d’un montant de 1,25% de la valeur conventionnelle…). Enfin, il ne limite pas la durée pour le forfait hospitalier.

Financement de la cotisation :
Le décret stipule que l’entreprise doit verser au moins 50% du montant de la cotisation. Le salarié s’acquitte de la somme restante. La cotisation versée doit être identique pour les employés de la même catégorie tandis que l’entreprise prend en charge totalement la cotisation mutuelle des cadres. Sur le plan fiscal, l’employeur qui octroie sa part de contribution au financement de la mutuelle entreprise bénéficiera de déductibilité du résultat imposable de sa société. De plus, les contributions patronales profiteront d’exonérations de charges sociales, à hauteur de 6% du PASS et de 1,5 % de la rémunération de cotisation du régime social.

Toutefois, cette réduction ne peut pas franchir plus de 12% du PASS. Et le CSG et CRDS sont au même taux que les salaires après les déductions avec un seuil de 3%. Cependant, si l’entreprise compte un effectif supérieur à 8 employés, les cotisations seront sujettes à une taxe de 8% sauf exception. Cette taxe permet de maintenir les honoraires d’un salarié au cas où ce dernier subit un arrêt de travail.

Remarques : la loi n’est pas contre le cumul de deux mutuelles entreprise obligatoires. Quand un employé a un double emploi, ce cas pourrait arriver. Toutefois, pour éviter les dépenses superflues, lors de la mise en place d’une complémentaire santé de groupe avec son nouvel employeur, il lui sera possible de résilier l’ancienne mutuelle. Pour ce faire, le salarié aurait juste à envoyer une lettre de résiliation à l’autre mutuelle. Par ailleurs, l’employé est toujours libre de s’affilier à un contrat d’assurance supplémentaire au cas où il ne trouve pas satisfaisant le remboursement de sa mutuelle du groupe. Cette sur complémentaire santé lui permet aussi d’obtenir un meilleur taux de prise en charge sur certains soins.

Le respect de la durée de la portabilité mutuelle :
outre la couverture de santé minimale et la participation de l’employé dans le financement de la cotisation, l’employeur est aussi tenu de respecter la durée légale de la portabilité du contrat. Cet avantage s’applique pour les salariés quittant l’entreprise. La société aurait à maintenir la couverture santé et prévoyance pendant la durée maximale de 12 mois. Le financement de celle-ci est à la charge de l’employeur et de l’ex-salarié. Après un an, le salarié ne jouit plus de couverture santé et il aurait à souscrire une mutuelle individuelle s’il souhaite encore en profiter.

Rappelons cependant que l’obtention de cette portabilité est soumise sous certaines conditions : en premier lieu, l’employé qui vient de quitter l’entreprise n’est pas démissionnaire et donc il bénéficie d’une assurance chômage. Il aurait aussi à bénéficier de la couverture santé collective chez son ancien employeur. Enfin, son licenciement ne doit pas être causé par une faute lourde.
Bon à savoir : depuis le 01er juin 2014, ce maintien des garanties après avoir quitté son emploi doit être clairement indiqué dans le certificat de travail.

L’employeur doit d’abord proposer ce contrat de groupe à tous les salariés déjà présents dans l’entreprise et ceux qui viennent d’être embauchés. Ces collaborateurs doivent être affiliés à cette mutuelle collective sauf s’ils figurent dans les cas de dérogations permis par le contrat ou la loi. L’employeur est libre de choisir la compagnie d’assurance auprès de laquelle il effectuera la négociation des tarifs et des garanties. Il aura ensuite à remettre à tous les salariés une note écrite concernant ce contrat.

Cette notice doit inclure les cas de dérogations et les limites de la prise en charge. Le salarié est tenu de signer cette attestation de remise de cette notice d’information. L’instauration de ce contrat collectif peut se faire par accord collectif, par un référendum ou par une décision unilatérale de l’employeur. Par ailleurs, la mise en place de cette mutuelle de groupe oblige l’employeur à participer à hauteur de 50 % au moins au financement de cette couverture pour les salariés. S’il souhaite aussi bénéficier des exemptions de charges sociales à hauteur de 6 % du PASS et de 1,5 % du salaire soumis à la cotisation du régime général, il aurait à respecter l’obligation d’un contrat solidaire, responsable et collectif. Une telle complémentaire santé collective fait aussi bénéficier les salariés d’une prise en charge plus satisfaisante des dépenses santé comme le forfait hospitalier, les soins dentaires et optiques.

Les salariés sortant d’un contrat à durée déterminée, ceux démissionnaires et les bénéficiaires d’un arrêt de contrat conventionnel peuvent garder ce contrat de groupe pendant 12 mois au maximum. Pendant cette durée, ils n’ont pas à s’acquitter du financement de la cotisation salariale. Ce sont les actifs de la mutuelle qui prennent en charge leur part salariale.

L’employeur est également tenu d’informer les salariés de l’élaboration ou de l’instauration d’une mutuelle entreprise. Il doit diffuser une notice à destination de ceux qui vont bénéficier du régime. Celle-ci indique les garanties, les procédés d’application, les formalités à accomplir. En cas de modifications aux droits des employés, l’employeur aurait à noter cela par écrit au moins 3 mois avant leur application. En cas d’absence d’informations délibérée, la responsabilité pourrait revenir à l’employeur. Par ailleurs, les délégués du personnel sont aussi en mesure de demander le rapport annuel sur le régime santé et prévoyance auprès de l’employeur.

Remarques : si l’entreprise ne propose pas une mutuelle obligatoire pour ses salariés, ces derniers peuvent l’assigner en justice. La responsabilité de l’employeur est aussi mise en jeu en cas d’accident de travail du salarié non remboursé alors qu’il pourrait être pris en charge par la mutuelle.

L’employeur qui ne souhaite pas mettre en place cette couverture à adhésion obligatoire et répondant aux conditions du panier de soins minimum de l’ANI peut encourir les risques suivants :

  • les sanctions prudhommales en cas de plainte des salariés suite à un défaut de remboursement de leurs frais de soins santé ou à une prise en charge insatisfaisante de leurs dépenses santé. Si un salarié a des problèmes de santé graves et il doit dépenser un montant conséquent avec les frais de santé alors que l’entreprise n’a pas adopté la norme indiquée, il est en droit de demander des dommages-intérêts.
  • en instaurant cette mutuelle de groupe, l’entreprise bénéficie des avantages fiscaux et sociaux si elle répond aux exigences de la loi. Toutefois, si le contrat proposé ne couvre qu’une partie des collaborateurs ou s’il ne respecte pas les cas de dérogations ou le panier de soins minimum de l’ANI, elle peut encourir le redressement de l’URSSAF et les pénalités.

Le modèle parfait d’une mutuelle de groupe est la mutuelle d’entreprise obligatoire mise en œuvre depuis le 1er Janvier 2016. Aussi bien les salariés que les employeurs bénéficient des avantages en adoptant cette mutuelle de groupe. Bien que la mise en place représente une obligation pour les employeurs qui doivent également payer les 50% des cotisations des salariés, ils profitent toujours de certains avantages non négligeables, qui sont en général d’ordre fiscal. Avec la mutuelle de groupe,

  • le poids fiscal sur le budget de l’entreprise est allégé ;
  • la participation de l’employeur aux cotisations de la mutuelle est déductible du bénéfice imposable ;
  • une exonération de charges sociales de l’ordre de 6% du PASS, puis un ajout de 1,5% de la rémunération du salarié aux cotisations d’assurance maladie ;
  • s’il s’agit d’un contrat responsable, l’entreprise profite d’un taux d’application réduit pour la taxe spéciale sur les conventions d’assurance, soit 7% au lieu de 14%. Sur le plan relationnel et stratégique, l’entreprise peut amasser la confiance des collaborateurs de qualité lors des recrutements.

Pour les salariés, les cotisations à payer sont moins élevées, d’autant plus que l’employeur est chargé des 50% de leurs cotisations de la mutuelle de groupe, peut-être 100% selon la capacité budgétaire de l’entreprise. Les cotisations salariales et patronales sont déduites du salaire brut imposable. Toutefois, le taux de remboursement est encadré par un texte leur permettant de profiter une protection santé de meilleure qualité par rapport à un contrat individuelle. Les salariés peuvent intégrer leurs ayants droit qui bénéficient les mêmes prestations de santé. Il y a aussi le principe de portabilité que peuvent bénéficier les salariés lorsqu’ils quittent l’entreprise où les cotisations sont mutualisées.