Employeur : est-il possible de modifier la mutuelle d’entreprise ?

Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise du secteur privé est tenue de proposer une complémentaire santé collective à ses employés. L’employeur est chargé de sélectionner l’assureur, de négocier les termes du contrat et de gérer le suivi de cette couverture.

Critères de la mutuelle d’entreprise : Le financement du contrat par l’employeur doit représenter au moins 50% des cotisations. De plus, la loi impose un niveau minimal de garanties, souvent désigné sous le terme de « panier de soins minimum ». Tous les contrats doivent également respecter les critères des contrats responsables.

Outre les garanties de base, la complémentaire santé peut offrir des services additionnels tels que l’assistance à domicile (garde d’enfants, aide ménagère), le tiers payant, entre autres.

Changement de mutuelle : L’employeur peut décider de changer de mutuelle, quel que soit le type ou la taille de l’entreprise (TPE, PME, startup). Pour cela, il peut soit se conformer à une convention collective, entamer des négociations avec les représentants du personnel, ou bien émettre une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) si aucune négociation n’aboutit ou dans les structures de moins de 50 salariés.

Comment procéder au changement de mutuelle d’entreprise ?

L’employeur qui souhaite changer la mutuelle d’entreprise doit d’abord souscrire un nouveau contrat de régime de frais de santé collectif avant de pouvoir résilier l’ancien contrat. Cette démarche peut inclure le choix d’un nouvel assureur ou simplement la modification du contrat existant.

Étapes à suivre pour le changement :

• Adhérer aux directives d’un accord collectif ou de branche si applicable.
• Engager des négociations avec les représentants du personnel.
• Appliquer une modification via une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) si nécessaire.

Il est impératif d’informer les salariés et leurs représentants du changement imminent, en respectant les procédures établies et en s’assurant que la nouvelle mutuelle respecte l’Accord National Interprofessionnel (ANI) et les conventions collectives pertinentes.

Le dirigeant doit également respecter les préavis et les délais de résiliation prévus par le contrat en vigueur. La demande de résiliation auprès de l’assureur actuel devrait idéalement être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, dont une copie sera conservée.

Quelle est la procédure pour modifier une mutuelle collective via une DUE ?

Lorsqu’un employeur souhaite modifier la mutuelle d’entreprise par une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), il doit d’abord résilier l’ancienne DUE de manière formelle. La loi impose que chaque salarié soit informé individuellement et non par affichage collectif. Les méthodes valides d’information incluent :

• Envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
• Communication orale ou écrite, validée par la signature d’une décharge ou d’une liste d’émargement par le salarié.

Un préavis de trois mois est également requis. Le non-respect de cette procédure d’information expose l’employeur à des sanctions de l’URSSAF.

La rédaction de la nouvelle DUE doit comporter :

• Les conditions de la nouvelle mutuelle.
• Les garanties et le montant des cotisations.
• La date d’effet, la durée, et les modalités de renouvellement et de résiliation du contrat.
• Les conditions de dispense.
• Les taux et délais de remboursement des frais de santé.

Le nouvel assureur, comme chez Alan, peut faciliter ce processus en gérant l’envoi de la DUE aux salariés via leur adresse e-mail, simplifiant ainsi la communication.

Modification de la mutuelle d’entreprise en cours d’année : est-ce possible ?

Depuis le 1er décembre 2020, il est possible pour un employeur de changer la mutuelle d’entreprise à tout moment après la première année du contrat, sans encourir de frais ou de pénalités. Cette flexibilité permet de ne plus avoir à attendre la date d’anniversaire du contrat pour effectuer des modifications ou une résiliation.

Conditions à respecter :

• Le préavis requis, généralement d’au moins un mois, doit être observé conformément aux conditions générales du contrat d’assurance.
• Il est conseillé d’envoyer la demande de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception et de conserver une copie de cette communication.

Une fois la demande de résiliation reçue, l’assureur doit notifier l’entreprise de la date effective de résiliation du contrat en cours. Cette date marquera le début du nouveau contrat.

Informations complémentaires : Toute modification de contrat, que ce soit au niveau des garanties ou de la prise en charge des cotisations, doit être clairement communiquée aux salariés.

Bon à savoir : L’information des salariés sur les changements apportés au contrat de couverture santé collective est une obligation pour l’employeur.

Quels sont les motifs pour modifier une mutuelle d’entreprise ?

Un employeur peut envisager de changer la mutuelle collective de son entreprise pour diverses raisons, souvent liées à l’adéquation des services fournis par rapport aux besoins des salariés et aux coûts associés :

• Insatisfaction vis-à-vis du rapport coût-prestations : Les cotisations peuvent sembler trop élevées comparées aux couvertures proposées.
• Mécontentement des salariés : Les employés peuvent trouver que les prestations actuelles ne répondent pas à leurs attentes.
• Inadéquation avec le secteur d’activité : Les garanties offertes peuvent ne pas être adaptées aux spécificités du domaine professionnel de l’entreprise.
• Augmentation significative des cotisations : Une hausse considérable des coûts imposée par l’assureur peut justifier la recherche d’une nouvelle offre.
• Changements structurels dans l’entreprise : Par exemple, un rachat de société peut entraîner l’accès à de meilleures options de mutuelle.

Ces facteurs conduisent souvent les entreprises à reconsidérer leur mutuelle actuelle pour mieux s’aligner avec les besoins de leurs employés et les réalités économiques.