Mutuelles : quels sont les obligations de l’employeur ?

Depuis le 01er janvier 2016, tous les employeurs du secteur privé sont obligés d’instaurer une convention santé collective pour l’ensemble de leurs salariés (à l’exception de ceux qui en possèdent déjà une). Cela permet de compléter le remboursement de base de l’assurance maladie de la sécurité sociale. Cette loi ne concerne pas les employés qui ont des salariés à domicile. Certains employés à contrat à durée déterminée peuvent également se soustraire à l’adhésion de cette mutuelle du groupe obligatoire. Décryptage des obligations de l’employeur.

Cette couverture doit répondre à plusieurs obligations du côté de l’employeur. Ce dernier doit proposer une assurance santé ayant des garanties minimales comprises dans les contrats responsables. Il aurait aussi à participer au moins à la moitié du financement de la cotisation de l’employé. En outre, il aurait à inclure le prolongement de la portabilité du contrat dans le contrat. C’est à l’entreprise de faire un choix sur quelle mutuelle elle va adhérer son personnel. La souscription à une couverture santé collective peut découler soit d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE) ou par une notice remise à chaque salarié soit d’un accord collectif ou soit encore par un accord approuvé par référendum au sein de l’entreprise. Sachez toutefois que si l’employeur a recours au DUE, le personnel a le droit de refuser l’adhésion à la mutuelle collective. Voyons en détail les obligations de l’employeur dans la mise en place de cette mutuelle d’entreprise.

  • Des garanties santé minimales : Cette condition est nécessaire pour que l’entreprise puisse profiter des avantages fiscaux liés à l’instauration de cette couverture santé du groupe. Le contrat proposé doit être responsable et collectif. Selon la définition du décret, un contrat responsable a pour objectif de limiter les dépassements d’honoraires des professionnels médicaux et de réduire les excès de prise en charge optique. Ainsi, ce type de contrat responsable aurait à prendre en charge les dépassements d’honoraires, les médicaments et les consultations selon le fait que médecin traitant s’adhère au contrat d’accès aux soins ou non (Cas). Mais le remboursement de médicaments ne concerne pas ceux pris en charge à 15% ou à 30% par la sécurité sociale. Ce contrat aura à rembourser entièrement le ticket modérateur et à respecter le plafond et le plancher de prises en charge optique (100 euros par verre de correction simple, prise en charge d’un montant de 1,25% de la valeur conventionnelle…). Enfin, il ne limite pas la durée pour le forfait hospitalier.
  • Le financement de la cotisation : le décret stipule que l’entreprise doit verser au moins 50% du montant de la cotisation. Le salarié prend en charge la somme restante. La cotisation versée doit être identique pour les employés de la même catégorie. Tandis que l’entreprise prend en charge totalement la cotisation mutuelle des cadres. Sur le plan fiscal, l’employeur qui octroie sa part de contribution au financement de la mutuelle entreprise bénéficiera de déductibilité du résultat imposable de sa société. En plus, les contributions patronales profiteront d’exonérations de charges sociales, à hauteur de 6% du PASS et de 1,5 % de la rémunération de cotisation du régime social. (Pour l’info, le montant du PASS pour cette année est de 39 328 euros). Toutefois, cette réduction ne peut pas franchir en somme 12% du PASS. Et le CSG et CRDS sont au même taux que les salaires après les déductions dans le seuil de 3%. Cependant, si l’entreprise compte un effectif supérieur à 8 employés, les cotisations seront sujettes à une taxe de 8% sauf exception. Cette taxe permet de maintenir les honoraires d’un salarié au cas où ce dernier subit un arrêt de travail.
    Remarques : la loi n’est pas contre le cumul de deux mutuelles entreprise obligatoires. Quand un employé fait double emploi, ce cas pourrait arriver. Mais pour éviter les dépenses superflues, lors de la mise en place d’une complémentaire santé du groupe avec son nouvel employeur, il est possible de résilier l’ancienne mutuelle. Pour ce, le salarié aurait juste à envoyer une lettre de résiliation à l’autre mutuelle. Par ailleurs, l’employé est toujours libre de s’affilier à un contrat d’assurance supplémentaire au cas où il ne trouve pas satisfaisant le remboursement de sa mutuelle du groupe. Ce sur complémentaire santé lui permet aussi d’obtenir un taux de meilleure prise en charge sur certains soins.
  • Le respect de la durée de la portabilité mutuelle : outre la couverture de santé minimale et la participation de l’employé dans le financement de la cotisation, l’employeur est aussi tenu de respecter la durée légale de la portabilité du contrat. Cet avantage s’applique pour les salariés quittant l’entreprise. La société aurait à maintenir la couverture santé et prévoyance pendant la durée maximale de 12 mois. Et le financement de celle-ci est à la charge de l’employeur et de l’ex-salarié. Après un an, le salarié ne jouit plus de couverture santé et il aurait à souscrire une mutuelle individuelle s’il souhaite encore en profiter.
    Rappelons cependant que l’obtention de cette portabilité est soumise à certaines conditions : en premier lieu, l’employé qui vient de quitter l’entreprise n’est pas démissionnaire et donc il bénéficie d’une assurance chômage. Il aurait aussi à bénéficier de la couverture santé collective chez son ancien employeur. Enfin, son licenciement ne doit pas être causé par une faute lourde.
    Bon à savoir : depuis le 01er juin 2014, ce maintien de garanties après avoir quitté son emploi doit être clairement indiqué dans le certificat de travail.

En dehors de ces 3 points, l’employeur est également tenu d’informer les salariés de l’élaboration ou de l’instauration d’une mutuelle entreprise. Il doit diffuser une notice à destination de ceux qui vont bénéficier du régime. Celle-ci indique les garanties, les procédés d’application, les formalités à accomplir. En cas de modifications aux droits des employés, l’employeur aurait à noter cela par écrit au moins 3 mois avant leur application. En cas d’absence d’informations délibérée, la responsabilité pourrait revenir à l’employeur. Par ailleurs, les délégués du personnel sont aussi en mesure de demander le rapport annuel sur le régime santé et prévoyance auprès de l’employeur.
Remarques : si l’entreprise ne propose pas de mutuelle obligatoire pour ses salariés, ces derniers peuvent l’assigner en justice. La responsabilité de l’employeur est aussi mise en jeu en cas d’accident de travail du salarié non remboursé alors qu’il pourrait être pris en charge par la mutuelle.

Si on se réfère au Code de la sécurité sociale, certains employés peuvent être dispensés de l’adhésion à la mutuelle entreprise. Tels sont par exemple le cas des salariés en contrat indéterminé ou ceux qui ont un contrat de mission de moins d’un an. Mais pour pouvoir se soustraire à cette obligation, ils doivent avoir une mutuelle individuelle. Le salarié dont son conjoint a déjà une couverture du groupe peut également être dispensé de cette souscription. Il en est de même pour ceux qui sont en période d’apprentissage et ceux qui font un boulot à temps partiel.

Les employeurs auront à respecter la mise en place d’un contrat collectif et responsable, le financement de la moitié de la cotisation de la mutuelle ainsi que le respect de la durée du maintien de garanties pour les salariés licenciés s’ils souhaitent profiter des avantages fiscaux de la mutuelle entreprise.